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DOCUMENTOS DE COMERCIO EXTERIOR

Dentro de la gestión de las operaciones del comercio y los negocios internacionales, se exige la elaboración de una serie de documentos que acompañan la expedición, compraventa, distribución, traslado y movilización de las mercancías y deben ser admitidos y validados por todas las partes implicadas o que directa o indirectamente hacen parte del proceso.

La base documental comienza con los primeros comunicados entre los futuros compradores y vendedores, entre los futuros proveedores y potenciales clientes; mediante las presentaciones, solicitudes de cotización, expedición de ofertas, cartas de intención etc; y pasando con las autorizaciones expedidas por las aduanas de despacho y destino mediante la validación de los documentos aduaneros  y culminando con las constancias y verificaciones para los pagos de los importes de las mercancías objeto de negociación.

Hay que tener en cuenta que los documentos de comercio exterior son diferentes y más complejos que aquellos que se utilizan en operaciones nacionales debido a características especiales (diferencias normativas, legislaciones aduaneras, uso de varios modos y medios de transporte, mayores riesgos, sistemas de pago más complejos etc.) de los mercados exteriores.

De acuerdo con la etapa en la que se encuentre un proceso operativo de comercio exterior, se requerirá un documento diferente. Dentro de una operación de comercio internacional se pueden agrupar los documentos entre: Documentos comerciales, Documentos de transporte, Documentos de pago y seguros, Documentos aduaneros y cambiarios  y Certificados.

 

Documentos comerciales

Son documentos propios de la gestión comercial de la compañía. Son la base de la gestión del departamento de comercio internacional de la empresa ya que llevan implícitos los aspectos más importantes de la negociación.

 

  • Factura Pro-forma Internacional

Es el documento administrativo que se utiliza a modo de oferta comercial, es decir, como detalle de las condiciones de una venta con información precisa para el comprador. Si la factura pro-forma es firmada por ambas partes, establece un compromiso y adquiere el carácter de contrato de compraventa.

A demás de su uso como oferta comercial, también se utiliza para: Obtener licencias de importación, autorizaciones de pagos en divisas, trámites aduaneros previos a las operaciones, justificación de cantidades entregadas a cuenta ( pagos anticipados), apertura de créditos documentarios y también para el envío de muestras comerciales.

 

  • Orden de compra internacional

La orden de compra, también conocida como orden de pedido, es un documento que sustituye al contrato internacional en operaciones de importes reducidos o cuando en la práctica del sector no se utilizan contrato para documentar las operaciones de compraventas internacionales. Incluye, además de los datos del comprador, la información básica sobre la exportación o importación que se va a realizar.

 

  • Factura Comercial Internacional

Es el documento administrativo que contiene toda la información de la compraventa. Se detalla el concepto, la cantidad y el importe de los productos/servicios vendidos, las condiciones de entrega y el pago; así como los impuestos y demás gastos que genere la venta.

Mediante un original de la factura, el importador declara ante las autoridades fiscales y aduaneras de su país, el importe que quiere abonar, a quién lo abona y la forma de pago que se ha concertado. Para el exportador, supone la prueba documental de las ventas que ha realizado a mercados exteriores.

En las operaciones con terceros países, forma parte de la declaración aduanera, sobre la cual se debe abonar, a la entrada de los productos al país, los impuestos y derechos arancelarios que se aplican. En las operaciones intracomunitarias sirve como declaración de la transacción y exoneración de los impuestos para cumplimiento de las condiciones básicas en la liquidación de impuestos.

 

  • Lista de empaque o lista de contenidos

La lista de empaque, que también se conoce como lista de contenidos, detalla y relaciona la cantidad de mercancía enviada, así como su ubicación en casa una de las unidades de carga (bultos, pallets,contenedores, etc.) en un transporte internacional. La información que se muestra en la lista de empaque debe tener una relación directa con la que aparece en la factura comercial.

 

  • Condiciones generales de venta internacional

Es un documento mediante el que se detallan las condiciones generales que un vendedor (exportador) ofrece a un comprador (importador) para el suministro de las mercancías o la prestación de servicios. Habitualmente se utiliza cuando se hacen ventas repetitivas a un mismo cliente o también para ventas de importes medios y bajos en las que no se considera necesario formalizar un contrato.

 

  • Otros documentos comerciales

Existen otros documentos que son propios de la gestión comercial de las empresas de comercio exterior, y se refieren a las diferentes comunicaciones entre vendedores y compradores o de potenciales proveedores, distribuidores y clientes. Estos documentos generalmente toman forma de comunicaciones formales o cartas lo que no impide que se manejen como comunicaciones electrónicas pues esto depende del manejo que le quieran dar las partes involucradas.

  • Carta comercial de propuesta para realizar alianzas estratégicas
  • Carta de invitación para participación en ferias comerciales
  • Carta comercial para envío de muestras y catálogos
  • Respuesta a una petición de oferta
  • Envío de oferta comercial
  • Renegociación de un pedido
  • Preparación de un contrato
  • Confirmación de un pedido
  • Modificación de las condiciones de venta
  • Notificación de envío de mercaderías
  • Reclamación de pago
  • Petición de información a proveedores del exterior
  • Oferta de servicios de agencia de representación y/ distribuidor
  • Toma de contacto posterior a la participación en una feria.
  • Cartas de intención

 

Documentos de transporte

Son documentos expedidos por las empresas de transporte que realizan las operaciones de gestión logística y DFI. Cada uno se ajusta a las condiciones, medio y modo de transporte acordado por las partes para el traslado de las mercaderías desde el punto de origen al de destino.

 

  • Carta de Porte Internacional por Carretera

Constituye la prueba de contrato de transporte por carretera, determina el campo de aplicación y responsabilidad por la operación realizada e identifica a las partes intervinientes y la mercancía que se transporta. Su utilización implica la adhesión al Convenio CMR (Contrat de Transport International de Marchandises par Route) que lo regula.

Da fé de las instrucciones que se han dado al transportista, por lo que necesariamente tiene que acompañar a la mercancía en los envíos por carretera.

 

  • Conocimiento de Embarque B/L

 

El conocimiento de embarque, comúnmente conocido como B/L (Bill of Lading) sirve como contrato de transporte marítimo y constituye un comprobante fehaciente de que las mercancías se han embarcado y determina la responsabilidad de los contratantes. como función básica para la mayoría de las operaciones, en su modalidad “ a la orden” emitido por el agente de la naviera, evidencia y permite transferir la propiedad de la mercancía, por lo que puede ser negociable y objeto de endoso.

 

  • Carta de Porte Aéreo (AWB)

La carta de porte aéreo, conocida por sus siglas en inglés AWB (Air Waybill) o como guía aérea, es un contrato de transporte aéreo, cuyas cláusulas figuran en su reverso y constituye un acuse de recibo de las condiciones en las que se ha tomado la mercancía para su transporte por avión. También sirve para determinar la responsabilidad por la operación realizada, identificar a los intervinientes y a las mercancías que se transportan. Al incluir los costos del transporte, es también un documento contable. También se le conoce como conocimiento de embarque aéreo o nota de consignación aérea.

 

  • Conocimiento de Embarque Multimodal

           
El conocimiento de embarque multimodal, comúnmente conocido por sus siglas en inglés FBL (Forwarder Bill of Lading), sirve como contrato de transporte marítimo y comprobante fehaciente de que las mercancías se han transportado con la utilización de más de un transporte principal. También determina la responsabilidad del agente transitario. Cuando se emite “a la orden”, constituye un título de propiedad de la mercancía por lo que pudo ser negociado.

Este documento se utiliza en operaciones internacionales en las que la mercancía se transporte en dos o más medios de transporte (multimodalidad).

 

  • Albarán de entrega

El albarán de entrega, también conocido como “Nota de entrega”, es un documento que acredita la entrega de una mercancía al comprador, que debe firmarlo para dejar constancia de que la mercancía se ha entregado correctamente, que debe firmarlo para dejar constancia de que la mercancía se ha entregado correctamente. El uso de este documento no es obligatorio, si bien en el comercio exterior es muy habitual sobre todo cuando el exportador entrega las mercancías en el país vendedor y se requiere un documento que pruebe la entrega.

 

  • Manifiesto de carga

 

Según el medio de transporte empleado, este documento de naturaleza mercantil será manifiesto de carga marítima o manifiesto de carga aérea. En el manifiesto se detallan el consignatario de la mercancía, el número de bultos, el peso bruto, la descripción de la mercancía y el lugar de entrega de la misma (puerto o aeropuerto habilitados por la administración aduanera).

Las empresas de transportes ubicadas en las terminales de carga de puertos o aeropuertos están obligadas a presentar el manifiesto de carga a las autoridades portuarias y aeroportuarias y a la autoridad aduanera.

 

Documentos de pago y seguros

Son los documentos que se expiden como constancia o certificación de pagos efectuados por los importes de las mercancías objeto de negociación y transacción comercial. Se tramitan a través de entidades financieras y bancarias quienes ejercen la función de garantes de los pagos y cobros realizados en las operaciones de comercio internacional.

 

  • Carta de crédito L/C

La carta de crédito es el medio de pago y de financiación de operaciones de comercio internacional que mejor permite la concordancia entre el momento de realizar el pago y la entrega de la mercancía. Es decir, concilia los intereses de comprador y vendedor. El primero quiere tener la seguridad de que no pagará hasta tener la certeza documental de que el vendedor ha cumplido sus obligaciones contractuales. El vendedor, por su parte, quiere tener la seguridad de que recibirá la totalidad del pago en el plazo y la forma convenidos, si cumple con las condiciones establecidas.

La carta de crédito garantiza el cobro al exportador y la entrega de la mercancía al importador a través de la mediación documental y la intervención de entidades financieras siguiendo las Reglas y Usos Uniformes de los Créditos Documentarios (Publicación UCP 600, revisión del año 2007 de la Cámara de Comercio Internacional).

Las cartas de crédito se denominan también créditos documentarios, cuando son emitidas por europeos, si bien apenas existen diferencias operativas entre créditos documentarios y cartas de crédito, estas no son relevantes para exportadores e importadores ya que las cartas de crédito también se rigen por las Reglas y Usos UCP 600.

 

  • Garantía Bancaria Internacional

La garantía bancaria internacional es un contrato que adquiere un importador del exterior con una entidad financiera del exterior para que, de acuerdo a sus instrucciones, lo respalde y garantice ante un exportador en la obligación de pago de una compra de mercancías de manera directa o a través de una entidad financiera en el país del exportador.

Las garantías bancarias internacionales son utilizadas comúnmente en contratos de compraventa de mercancías, amparados en líneas de crédito proveedor, con los cuales se busca, con la intervención de entidades financieras, garantizar por parte del importador, el cumplimiento de pago por ventas de mercancías que le realiza un exportador.

En el mercado financiero se utiliza el término Carta de Crédito Stand By. Este término también identifica las garantías bancarias internacionales.

 

  • Aval Bancario Internacional

Es un documento que avala un servicio mediante el cual una entidad financiera afianza o asegura mediante su firma el pago de un título valor a favor de un exportador, emitido en desarrollo de un contrato de compraventa internacional de mercancías.

 

  • Cobranza documentaria

Este documento que hace las veces de letra de cambio, perfecciona el sistema de pago conocido como la cobranza documentaria. El exportador entrega a una entidad financiera de su país, documentos comerciales como facturas, listas de empaque, documentos de transporte entre otros, los cuales soportan una exportación de mercancías, con instrucciones precisas para ser presentados a un importador de manera directa o a través de una entidad financiera del exterior, para su aceptación y entrega únicamente contra el pago o la aceptación de una letra de cambio por parte del importador.

 

  • Certificado de seguro de transporte

Confirma el establecimiento de la cobertura de riesgos sobre la mercancía y/o la operativa logística en el transcurso de un transporte internacional, a través de una compañía aseguradora, detallando el número de póliza y la cobertura contratada.

 

  • Póliza de seguro de transporte de mercancías

Establece la cobertura de riesgos sobre mercancías durante el tránsito internacional y es evidencia del establecimiento del contrato de seguro internacional que adquiere el importador o exportador, según sea el caso, con una compañía aseguradora con el fin de proteger las mercancías objeto de comercio internacional, de los riesgos asumidos durante las operaciones de logística de traslado y DFI.

 

  • Garantías de compañías de seguros para pagos de impuestos y derechos de importación

Aplican para garantizar el pago de impuestos, derechos de importación y/o sanciones a que pueda haber lugar, en las operaciones de admisión temporal de mercancías de corto y largo plazo con disposición restringida  así como de las entregas urgentes y directas de mercancías al importador con el compromiso posterior de la presentación y aceptación de las declaraciones aduaneras. Estas garantías también se pueden constituir a través de pólizas de seguros y garantías bancarias.

 

Documentos aduaneros y cambiarios

 

  • Certificado de Origen

Este documento certifica el país de origen de la mercancía que en él se detalla, es decir, acredita que la mercancía ha sido fabricada en ese país. Se utiliza para exportaciones e importaciones con países que se tengan acuerdos comerciales, de tal forma que los productos puedan acogerse a los regímenes preferenciales y a la aplicación de los aranceles y derechos que les corresponden.

 

  • Certificados Fito y zoosanitarios

El objetivo de este certificado es evitar que se propaguen plagas, insectos o parásitos en productos vegetales y otros relacionados con ellos a través de las operaciones de comercio internacional. También se utiliza para certificar que los embalajes estándar de madera (palets, europalets, cajas) están libres de plagas.

Con respecto al certificado zoosanitario es indispensable para efectuar operaciones de importación y exportación de animales vivos y productos derivados del reino animal. Certifica el cumplimiento de estándares internacionales de calidad respecto de este tipo de mercancías así como de permiso para la circulación de especies animales.

 

  • Licencias de importación

Son documentos expedidos por las entidades gubernamentales que regulan el comercio exterior de cada país para la autorización de importación de mercancías. En Colombia, están sujetos a la presentación del Formulario Único de Comercio Exterior, las mercancías que requieran determinados tratamientos y autorizaciones o que se importen bajo regímenes especiales como de licencia previa, o de importaciones temporales etc.

Sin embargo, todos los agentes de comercio exterior. importadores y exportadores deberán inscribirse ante el Ministerio de Comercio Industria y Turismo para realizar sus operaciones.

  • Declaraciones Aduaneras

Las declaraciones aduaneras son documentos mediante los cuales los declarantes de los regímenes aduaneros indican el régimen específico aplicable a las mercancías objeto de importación o exportación y suministran los elementos e información que las autoridades aduaneras requieran.

Todas las mercancías que sean objeto de operaciones de comercio internacional deberán estar sometidas a algún régimen aduanero y deberán estar amparadas en una declaración aduanera.

 

  • Declaraciones cambiarias

 

La declaraciones de cambio por actividades de comercio exterior que impliquen el ingreso y salida de divisas son documentos que se suscriben por parte de los exportadores e importadores. Para el caso colombiano estos documentos son suscritos ante el Banco de la República y la operación se efectúa por intermedio de una entidad financiera debidamente acreditada para ejercer la función de intermediario del mercado cambiario.

En la declaración de cambio se relacionan los aspectos referentes al pago de importaciones y exportaciones, a crédito o de contado, anticipos para pagos de futuras operaciones de comercio internacional y pagos de servicios que se deban canalizar a través  del mercado cambiario.



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